In data 24 marzo 2020, la Banca d’Italia ha emanato nuove disposizioni in materia di conservazione e messa a disposizione di documenti, dati ed informazioni per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo volto a garantire la massima uniformità.
Le nuove disposizioni, in attuazione delle modifiche al Decreto Antiriciclaggio (d.lgs. 231/2007) intervenute mediante i decreti legislativi 90/2017 (recepimento IV direttiva europea) e 125/2019 (recepimento V direttiva europea), sono da attuare entro il 31 dicembre 2020 e sono destinate (come da articolo 1) a:
- Le banche;
- Le società di intermediazione mobiliare (SIM);
- Le società di gestione del risparmio (SGR);
- Le società di investimento a capitale variabile (SICAV);
- Le società di investimento a capitale fisso, mobiliare e immobiliare (SICAF);
- Gli intermediari iscritti nell’albo previsto dall’articolo 106 del TUB;
- Gli istituti di moneta elettronica;
- Gli istituti di pagamento;
- Le succursali insediate in Italia di intermediari bancari e finanziari aventi sede legale e amministrazione centrale in un altro paese comunitario o in un paese terzo;
- Le banche, gli istituti di pagamento e gli istituti di moneta elettronica aventi sede legale e amministrazione centrale in un altro paese comunitario tenuti a designare un punto di contatto centrale in Italia ai sensi dell’articolo 43, comma 3, del decreto antiriciclaggio;
- Le società fiduciarie iscritte nell’albo previsto ai sensi dell’articolo 106 del TUB;
- I confidi;
- I soggetti eroganti micro-credito, ai sensi dell’articolo 111 del TUB;
- Poste Italiane S.p.A., per l’attività di bancoposta;
- Cassa Depositi e Prestiti S.p.A.
Secondo quanto riportato nell’Articolo 3 delle nuove disposizioni della Banca d’Italia, i destinatari, oltre ad avere il compito di conservare “copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo”, hanno l’obbligo di conservare le seguenti informazioni riguardanti tutti i rapporti continuativi ed ogni tipo di operazione, comprese le occasionali:
- il punto operativo di instaurazione del rapporto continuativo e la relativa data di instaurazione oltre a quella di chiusura;
- gli identificativi di cliente, titolare effettivo ed esecutore;
- il mezzo di pagamento, la data, l’importo, il segno e la causale dell’operazione;
Il fine, ovviamente, è quello di rendere disponibili tutti i dati e tutte le informazioni per la ricostruibilità dell’operatività della clientela e agevolare le funzioni di controllo e di indagine da parte della Banca d’Italia, dell’Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia (UIF) e delle altre autorità competenti per il contrasto delle attività illecite e del finanziamento del terrorismo.
Stabilito che ciascun destinatario ha la facoltà di individuare il proprio sistema di conservazione informatizzato e che i criteri mutano a seconda del tipo dei rapporti e dell’importo delle operazioni, nell’Articolo 4 delle nuove disposizioni della Banca d’Italia sono esplicati i principi da rispettare:
- Accessibilità completa e tempestiva ai documenti, ai dati e alle informazioni da parte della Banca d’Italia, della UIF o di altra autorità competente;
- Acquisizione tempestiva, da parte dei destinatari, dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data (comunque non oltre il trentesimo giorno dall’instaurazione o chiusura o variazione del rapporto continuativo e dall’esecuzione dell’operazione);
- Integrità dei documenti, dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione;
- Adozione di idonee misure finalizzate a prevenire qualsiasi perdita dei documenti, dei dati e delle informazioni;
- Trasparenza, completezza e chiarezza dei documenti, dei dati e delle informazioni nonché il mantenimento della storicità dei medesimi.
Similmente a quanto previsto dal Codice Civile, nell’articolo 2220, sulla conservazione dei documenti contabili e fiscali ed in linea con il Decreto Antiriciclaggio, le disposizioni della Banca d’Italia del 24/03/2020 obbligano alla messa a disposizione (art. 6) e quindi alla relativa conservazione delle informazioni per i 10 anni successivi alla chiusura del rapporto o al compimento dell’operazione.